تعد السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملماً جيداً بأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب، ويعتمد نجاح الأعمال التجارية على كفاءة مكتبها ولا يتم تحقيق الكفاءة والفعالية، (وهما كلمات رئيسية في الإدارة) إلا من خلال التخطيط السليم ومراقبة الأنشطة، وخفض تكاليف المكتب وتنسيق جميع أنشطة الأعمال.
ما هو مفهوم ادارة المكاتب؟
إدارة المكاتب هي تقنية تخطيط وتنظيم وتنسيق ومراقبة أنشطة المكتب بهدف تحقيق أهداف العمل ونتيجة الإدارة الجيدة للمكتب هي الأداء الفعال للأعمال التجارية بأكملها.
يتم تسليط الضوء على أهمية إدارة المكاتب: لخلق مساحة أكثر إنتاجية حتى تزدهر الأعمال، ولكن كيف يمكننا تحسين إدارة المكاتب بما يعود بالنفع على الأعمال والموظفين؟
مديرو المكاتب وموظفو الإدارة هم العمود الفقري للمؤسسة إنهم مسؤولون عن عمليات المكتب، والإجراءات، والأوراق، والتواصل، والإشراف، والتدريب، والإدارة والتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة، ونتيجة لذلك، يجب أن يكونوا ملمين بقدرات إدارة المكاتب المناسبة لضمان أن كل شيء يسير بسلاسة.
لذا دعنا نلقي نظرة على أفضل 9 مهارات إدارية وإدارة مكتبية يمكنك إضافتها إلى سيرتك الذاتية المقنعة. ستكون هذه المهارات منقذة للحياة في إدارة مكتبك اليومية.
1-المهارات الإدارية
ستكون مسؤولاً عن القيام بمهام إدارية مختلفة في المنظمة كجزء من منصبك وستكون مسؤولاً عن تعيين موظفين جدد، وطرد ذوي الأداء الضعيف، وتقييمات الأداء، والتدريب والإشراف على التعيينات الجديدة ستحتاج إلى وضع الخطط، وترتيب الاجتماعات وحضورها، بالإضافة إلى إكمال العمليات التجارية الأخرى.
2-مهارات تنظيم قوية
بصفتك مدير مكتب أو مساعد إداري، يجب أن تكون متميزاً في تخطيط وترتيب اجتماعات المكتب، أيضًا، تفويض المهام للموظفين الآخرين والاهتمام بجميع العمليات التجارية الأخرى داخل الشركة.
3-مهارات تحليلية استثنائية
لإنجاز عملك بشكل جيد في الإدارة، يجب أن يكون لديك مجموعة قوية من المهارات التحليلية، لتحقيق مهامك اليومية بشكل فعال، يجب أن تكون على دراية جيدة بالعمليات والممارسات والإجراءات، ستتيح لك هذه المهارة اكتشاف أوجه القصور على الفور وتقديم أفضل الحلول الممكنة لمساعدة المنظمة على النمو.
4-مهارات اتصال جيدة
يجب أن تتمتع بمهارات تواصل متميزة لأنك ستكون أول من يتواصل مع الزوار، علاوة على ذلك، إذا كنت مدير مكتب، فستحتاج إلى تعيين العمل للآخرين داخل الشركة أثناء القيام بمسؤوليات أخرى متعددة المهام، المفتاح لتحقيق كل هذا هو مهارات الاتصال الممتازة لأن أي خطأ في الاتصال يمكن أن يؤدي إلى الكثير من الالتباس.
للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل جيد، ستحتاج إلى التواصل بشكل فعال داخل المنظمة بطريقة مهذبة ومهنية.
4-المهارات التكنولوجية
يجب أن يكون لديك مهارات كمبيوتر عملية ممتازة تتراوح من معالج الكلمات إلى التفوق قد يُتوقع منك التعامل مع أنشطة مختلفة بناءً على مسؤوليات عملك، وتشمل هذه إدخال البيانات، وإنشاء وتقديم في PowerPoint، وما إلى ذلك.
يجب أن تكون في صدارة اللعبة عندما يتعلق الأمر بإجراء عمليات إدارة الكمبيوتر المكتبية اليومية بدقة وفعالية واحترافية، لذلك يجب تزويد ترسانتك بمهارات الكمبيوتر اللازمة لضمان التشغيل السلس.
5-التفكير خارج الصندوق
في مجال الإدارة، يجب أن تفكر خارج الصندوق للتعامل بشكل صحيح مع كل مهمة تجارية قد تساهم في تطوير المنظمة على المدى الطويل والقصير.
7-إدارة الوقت
كجزء من مهنتك، يجب أن تتمتع بمهارات رائعة في إدارة الوقت لتعظيم كل دقيقة من مسؤولياتك والحصول على أفضل النتائج الممكنة، يجب أن تخطط وتدير كل مهمة بشكل فعال لإكمالها على الفور دون إضاعة أي وقت إضافي.
8-المهارات الشخصية الفعالة
قد يؤدي إظهار مهاراتك الشخصية بشكل فعال إلى زيادة فرصك في الحصول على وظيفة إدارية أو إدارة مكتبية، لذلك فهي واحدة من أهم المهارات التي يجب وضعها في سيرتك الذاتية.
كجزء من مهنتك، يجب أن تكون قادرًا على التواصل مع زملائك في العمل والزائرين الخارجيين، يجب أن تتخذ عقلية ونهجًا إيجابيًا، مما سيؤدي إلى تعاون ممتاز بين الفرق داخل المنظمة.
9-مهارات قيادية ممتازة
عندما تكون في دور إداري، فأنت تقود باستمرار من الأمام للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل جيد داخل الشركة، لدعم زملائك في العمل وتحقيق أفضل نتائج العمل، ستحتاج إلى تشجيعهم، ستكون قادرًا على إدارة أعمال مكتبك بشكل أكثر كفاءة إذا طورت صفات قيادية.
لبناء ثقافة مؤسسية صحية ومنتجة، ستحتاج إلى تشجيع التعاون بين زملاء العمل ومساعدة الأفراد في العمل على التواصل بفعالية مع بعضهم البعض، يجب عليك وضع معايير لكل فرد في المنظمة لوضع الأمور على المسار الصحيح.
