يرجع نجاح الشركات والمؤسسات المعاصرة إلى قدرتها على إدارة المخاطر الماثلة في المشاريع بشكل فعّال ما يلبي توقعات العملاء ويحقق الأهداف المرجوة للمؤسسة، وقد أصبح المشروع وسيلة لتحقيق غايات ورؤية المؤسسات، ولذلك تُعتبر إدارة المشاريع من أحد أهم أعمدة المؤسسات وتبرز بالتالي أهمية تفعيل إدارة المخاطر في المشاريع لتقليل المخاطر الداخلية والخارجية وتحسين الفرص والتقليل من الأثار السلبية من أجل إنجاح المشروع.
لما سبق ذكره فإنه يتوجب ضمان التمويل المستدام وتقديم الدعم الكافي من قبل المديرين المعنيين الذين يمكنهم قيادة فرق العمل بفعالية لتحقيق نتائج ناجحة.
ولكن كيف يمكن اختيار المدير الفعّال؟
يكون ذلك من خلال القدرة المتمثلة بشخصيته القيادية في التعامل والتواصل الحثيث مع فريق العمل وقدرته في التعامل مع الأزمات والنظر في المخاطر المحتملة، فعندما يتم تفعيل إدارة المخاطر خلال المشروع تكون حالات الإخفاق أقل بكثير مما يساعد على ضمان ارتفاع معدّل نجاح واستكمال المشروع بشكل آمن.
من ناحية أخرى، تسمح إدارة المخاطر الفعّالة للمؤسسة بتحديد المخاطرالداخلية والخارجية، إضافة إلى تحديد نقاط القوة والضعف في المشروع إلى جانب الفرص والتهديدات المحتملة، ويتعلق هذا الأمر بالتخطيط لأحداث غير متوقعة حيث يجب أن تكون الإدارة جاهزة للاستجابة بسرعة.
وعليه، فإنَّ السؤال المطروح هو كيف يمكن ضمان نجاح المشروع؟
للإجابة على هذا السؤال، يجب على المنظّمات محاولة تجنب مضاعفة المخاطر التي وقعت فيها فعلياً وإيجاد حلول موائمة لضمان نجاح المشروع والأخذ بعين الاعتبار والإهتمام بالعوامل التالية (القيادة والتخطيط والاتصالات والعمل الجماعي والتقييم)
القيادة الفعالة:
يمكن للقادة الفاعلين التعرّف على الدور المهم لإدارة المخاطر، وينعكس هذا الدور في تحقيق الأهداف التي تعد جزءًا حيويًا من الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، إنّ الفاعلية ببساطة تحدِّد إلى أي مدى تحقق المنظمة أهدافها، وبالتالي؛ تعكس الإدارة الفعّالة للمخاطر مدى قدرة القادة على التعامل مع المخاطر المحتملة لتحقيق الأهداف بأقل خسارة.
في الواقع، علينا أن ندرك أنّ البيئة المحيطة مليئة بالمخاطر (مثل المخاطر المالية والبيئية والاجتماعية والثقافية)، في حين تستطيع المؤسسة إدارة بعضها فإن عليها التكيف مع بعضها الآخر، وبالتالي، يجب على القادة – لضمان إدارة المخاطر في المؤسسة بفاعلية-أن يكونوا مبدعين وأن يفكروا بشكل غير مألوف.
التخطيط :
نجاح المشروع هو نتيجة لمجموعة من الخطط التي تمت إدارتها بشكل صحيح وتتضمن هذه الخطط بشكل أساسي المخاطر المتوقعة، واحتمال حدوثها، والتأثير المحتمل على العمليات، والإجراءات المقترحة للتعامل معها، وبمجرد قيام المؤسسة بعصف ذهني لجميع المخاطر التي يمكن أن تؤثِّر على مشروعها؛ فستظهر بعض المخاطر التي يمكن أن يكون لها تأثير أكبر من غيرها على مسار عمليات المشروع، كما يكون للأحداث ذات المخاطر المنخفضة تأثير ضئيل أو ربما لا تأثير لها على التكلفة والجدول الزمني والإنتاجية، في حين أن المخاطر المعتدلة تسبب بعض الزيادات في التكلفة أو تعطيل الجدول الزمني أو انخفاض في الإنتاجية في المقابل، ومن المرجح أن تتسبب الأحداث عالية المخاطر في زيادة كبيرة في التكلفة والنفقات، وعرقلة الجدول الزمني، ومشاكل في الإنتاجية إذا لم تنخفض حدة المخاطر.
الاتصالات
هناك قضية أخرى مهمة يجب أخذها بعين الاعتبار وهي كيفية ضمان التواصل الفعّال مع أصحاب المصلحة، الاتصال الأفقي والعمودي في المؤسسة يعطي المدير الفعاّل القدرة على التواصل لتحقيق رؤية المؤسسة أولاً، ثم يسعى جاهداً لجعل الصورة الكبيرة أكثر وضوحاً أمام أصحاب المصلحة في المشروع، ويُحدّد الاتصال توقعات الأفراد الذين يقدموا التمويل ويتأثرون بالنتائج، كما يضمن الاتصال الفعال تحرك المشروع بسلاسة وثبات حيث ينتقل من خطوة إلى التالية دون تشتيت، من خلال توضيح المخاطر المحتملة وتجنبها، والتعامل معها مبكراً، فإن المؤسسة يمكنها إعطاء الثقة لموظفيها للاستجابة والتعامل بشكل فعاّل عند ظهور المخاطر ويكون تدخل المؤسسة تدخلا ًداعماً لسلامتها والعاملين فيها من أية مخاطر محتملة.
تعزيز مديرو وفرق عمل المشروع:
يجب على مديري المشاريع وفرقهم زيادة النتائج وتلبية التوقعات، ويحدث هذا من خلال تحديد عمليات إدارة المخاطر على مستوى المؤسسة، حيث أن المؤسسة بدورها تزيد من احتمالية النجاح من خلال تقليل وتجنُّب التهديدات والمخاطر السلبية بحيث يمكن إنجاز المشاريع في الوقت والميزانية المحددة، وهذا يمكّن مديرو المشروع من تنفيذه وفق الميزانية والوقت والنطاق المحدد والمتفق عليه للوصول إلى الغايات والأهداف
عندما لا يولي أعضاء الإدارة العليا اهتماماً كافياً لإدارة المخاطر، تتعرض المشاريع للاضطرابات وتصبح مهددة بالفشل، لذلك، فإن الإدارة الفعّالة للمخاطر تمكّن المؤسسة من زيادة الأرباح وخفض النفقات، لا سيما تلك الأنشطة التي ليس لها تأثير أو محدودة التأثير على مسار المشروع.
ولذلك، يمكن لمدير المشروع أن يتعامل بفاعلية من خلال تحمل المخاطر التي تحدق ببعض الأعمال، وتحديد الخطوات المنهجية التي سيتم تنفيذها والتي من شأنها أن تقلل من احتمالية تلك المخاطر، وبالتالي، تتحول هذه الخطوات بدورها إلى خطط طوارئ يمكن الاحتفاظ بها لوقتها، وفي حالة وقوع أي خطر، يمكن تنفيذ خطة الطوارئ بسرعة، مما يقلل من فترات تعطل المشروع.
التقييم:
تعتبر التغذية الراجعة من العميل الداخلي والخارجي أمر مهم لضمان نجاح المشروع في المضي قدماً بالخطة الموضوعة واستكمال الإنجازات، حيث يمكن تحقيق ذلك من خلال تقييم مراحل المشروع بأكمله من مرحلة المبادرة إلى مرحلة الإغلاق، لتقييم نجاح إكمال المشروع ، يجب على المؤسسة التي تضع نفسها على أفضل مستوى ممارسة، أن تقيّم تأثير أنشطتها على سير المشروع والعمل على الحد من مضاعفات أي مخاطر واستغلال الفرص التي تعزز من نقاط القوة في المشروع.
ختاماً نقول بأن إدارة المخاطر لها تأثير كبير على نجاح المشاريع حيث أن العمل الجاد على وقاية المؤسسة او الشركة ودرء المخاطر عنها من خلال الإجراءات والممارسات القوية والمتينة يحفظها من الإفلاس والاندثار ولذلك يجب على رؤساء العمل الاهتمام قدر الإمكان في تدريب المرؤوسين على إدارة المخاطر ونحن في الخبير التربوي نقدم دورة احترافية في إدارة المخاطر الأيزو 31000 للراغبين في تعزيز شركتهم أو مؤسستهم وحمايتها على الدوام.
